Cuando se empieza un nuevo proyecto, organizar las tareas y controlar el tiempo es fundamental para cumplir con los objetivos marcados. Para solventar este inconveniente hay que recurrir al software de gestión de proyectos que simplifican estos problemas y ayuda a administrarlos.
Cualquier compañía que inicia un nuevo proyecto se enfrenta al reto de invertir dinero, equipamiento, gastos financieros o suministros, y todo esto conlleva a un riesgo que es necesario gestionar correctamente para minimizar el margen de error y obtener mayor beneficio.
Por ello, las compañías que dispongan de un software de gestión de proyectos tendrán una gran ventaja para la gestión de riesgo. Este software ayudará a organizar, adecuadamente, las diferentes actividades y componentes del proyecto. De manera que todas las tareas estarán bajo control y el riesgo a cometer errores será mucho menor.
A continuación os vamos a detallar 5 puntos clave que las empresas deben tener en cuenta antes de iniciar un nuevo proyecto.
1. Identificar el riesgo. Cuando se inicia un nuevo proyecto debemos detectar los posibles riesgos que pueden afectar a la ejecución y desarrollo del proyecto. Los riesgo se pueden identificar de varias maneras:
• Elaborando un brainstormings.
• Realizando reuniones con el equipo.
• Revisando los documentos existentes.
Además, es necesario que los representantes de las diferentes áreas del negocio participen activamente aportando su perspectiva de manera que todas las áreas estén integradas en el proyecto.
2. Registrar los riesgos. Identificados los riesgos, debemos crear un registro de los diferentes riesgos que pueden existir y ver su evolución. Con el software de gestión de proyectos podremos realizar un seguimiento y compartir el contenido con las partes del negocio interesadas. De esta manera, la información estará automatizada y actualizada en tiempo real permitiendo identificar nuevos riesgos.
3. Evaluar los riesgos. Cuando se han registrado los riesgos, deberemos evaluar su tipología y la forma en que afecta a la empresa. Para llevar a cabo este proceso deberemos asignar una puntuación a cada tipo de riesgo y gracias a esto estableceremos prioridades de gestión que podrán ser controladas directamente con el software.
4. Correcciones y plan de respuesta. Para solventar el error a tiempo deberemos tener un plan de respuesta y gestión. Deberemos tener un plan de acciones correctivas que pueden minimizar las consecuencias que provocar estos errores. A cada situación se debe contemplar diferentes respuestas.
5. Control y seguimiento. Se deberá supervisar y controlar el proyecto y los riesgos de este. Por ello, deberemos tener actualizado la base de datos del software y la gestión de proyectos.
